UPMC Hillman Cancer Center Villa Maria Informativa Pazienti (lunga)

Gentile Paziente,

di seguito le forniamo alcune indicazioni prescritte dal Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016 (“Regolamento”) su come il Centro di radioterapia ad alta specializzazione UPMC Hillman Cancer Center Villa Maria” raccoglie e utilizza informazioni che la riguardano¹.

CHI E’ UPMC VILLA MARIA? E PERCHE’ I MIEI DATI VERRANNO TRASFERITI ALL’ESTERO?

Gentile Paziente,

UPMC Italy S.r.l. (di seguito “UPMC”), gestisce il Centro di radioterapia ad alta specializzazione “UPMC Hillman Cancer Center Villa Maria” (di seguito “Centro”) che offre ai pazienti affetti da patologia oncologica trattamenti innovativi e protocolli di cura avanzati, come la radioterapia guidata da immagini (IGRT/IMRT) e la radiochirurgia stereotassica. L’eccellenza del Centro è garantita da un approccio multidisciplinare alla cura dei tumori, dagli ingenti investimenti in ricerca e innovazione, ma soprattutto dal dialogo quotidiano con l’Università di Pittsburgh, il Centro Medico dell’Università di Pittsburgh (UPMC) e la rete dei centri oncologici di UPMC ( oltre 60 centri negli Stati Uniti, in Irlanda e in Italia - di seguito congiuntamente il “Network Oncologico di UPMC”). Nello svolgimento della propria attività, il Centro utilizza, inoltre, reti dati e sistemi informatici condivisi con il Gruppo UPMC. A causa di tale struttura integrata, i pazienti che decidono di rivolgersi al Centro accettano quindi che i propri dati, anche sensibili, vengano trasferiti al Gruppo UPMC negli Stati Uniti. Dato che la normativa di tale Paese, secondo la legislazione dell’Unione europea, non garantisce un adeguato livello di protezione dei dati personali, il Gruppo UPMC si è impegnato, sottoscrivendo le Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, ad adottare misure di sicurezza per tutelare i dati personali dei pazienti. Copia delle predette clausole contrattuali può essere ottenuta contattando il Responsabile della protezione dei dati agli indirizzi sotto indicati.

QUALI DATI VERRANNO RACCOLTI? E IN CHE MODO?

Il Centro raccoglierà da lei o acquisirà presso terzi (per esempio, il suo medico di famiglia) i suoi dati identificativi (nome, cognome, recapiti, ecc.) nonché informazioni relative al suo stato di salute (patologie, risultati di esami, stato di gravidanza, stato di disabilità, accertamenti diagnostici e terapie in corso) e, ove necessario per fornire le prestazioni sanitarie, alla sua vita sessuale o alla sua sfera psicologica e sociale. Potranno, inoltre, essere raccolte sue immagini sia per ragioni di sicurezza (per identificare ulteriormente il paziente) sia per ottenere, anche con tecniche di telemedicina, eventuali consulenze da professionisti esterni e per valutare il suo stato di salute durante la cura.

PER QUALI SCOPI VENGONO TRATTATI I MIEI DATI?

1. Per fornirmi le prestazioni sanitarie e per gli adempimenti collegati

I suoi dati personali verranno raccolti e trattati per fornirle le prestazioni sanitarie richieste nonché per le finalità amministrative e contabili connesse. Inoltre, ove ritenuto necessario, le invieremo via e-mail le norme di preparazione agli esami che dovrà effettuare. La base giuridica di tali trattamenti è rappresentata dall’art. 6.1.b) del Regolamento (“trattamento necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte") e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, dall’art. 9.2.h) del Regolamento (“trattamento necessario per finalità di diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale conformemente ad un contratto con un professionista della sanità”).

A tal fine, potrà essere necessario comunicare i suoi dati ai seguenti soggetti:

• medici di famiglia;
• enti previdenziali ed assistenziali, compagnie assicurative che coprono la responsabilità civile verso terzi del Centro, nonché professionisti eventualmente coinvolti nella difesa del Centro e del suo personale;
• Servizio Sanitario, per il rimborso delle prestazioni mediche erogate e organismi sanitari di controllo e vigilanza per le attività di verifica sull’erogazione delle prestazioni sanitarie;
• Istituzioni, Enti e Organismi di controllo e vigilanza per le attività di verifica sull’erogazione delle prestazioni sanitarie (per es. ASP); Enti certificatori (per es. Joint Commission International), per il rilascio delle relative certificazioni e altri soggetti terzi che svolgono controlli di qualità e appropriatezza delle prestazioni sanitarie erogate, al fine di promuovere il miglioramento della qualità dei servizi e dell’assistenza prestata.

Per la comunicazione dei dati all’ASL, la base giuridica del trattamento è rappresentata dall’art. 6.1.b) del Regolamento (“trattamento necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte") e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, dall’art. 9.2.i) del Regolamento (“motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica […]”); per la comunicazione dei dati alle persone autorizzate dal paziente, ai medici specialisti che hanno in cura il paziente e alle Assicurazioni la base giuridica è l’art. 6.1.a) del Regolamento e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, l’art. 9.2.a) del Regolamento “consenso esplicito al trattamento”.

2. Per condurre studi e ricerche scientifiche in campo medico (CONSENSO 1)

Il Centro partecipa a progetti di ricerca (sia interni sia in collaborazione con altri centri aventi sede all’interno dell’Unione Europea o all’esterno di quest’ultima), al fine di migliorare le proprie prestazioni sanitarie e contribuire allo sviluppo generale delle conoscenze mediche. In particolare, il Centro svolge attività di ricerca sulle tecniche innovative di radioterapia. Molti di tali studi possono essere condotti utilizzando informazioni raccolte nel corso della normale attività di cura ovvero nell’ambito di studi clinici. La partecipazione a tali progetti di ricerca non influenza, quindi, in alcun modo la normale attività di cura dei pazienti né rende necessario sottoporre questi ultimi ad esami o trattamenti ulteriori. Inoltre, a tutela della riservatezza, le informazioni e i dati sanitari utilizzati in tali studi vengono privati dei dati identificativi del paziente e contrassegnati con un codice composto da lettere e numeri, che non permette di risalire direttamente all’identità del paziente stesso. La lista che consente di associare tale codice ai dati identificativi dei pazienti sarà detenuta esclusivamente dallo Sperimentatore principale e conservata come documentazione riservata. Presso il Centro è disponibile l’elenco degli studi in corso presso il Centro. Inoltre, ove fosse interessato, potrà incontrare lo Sperimentatore principale per ottenere ulteriori informazioni ovvero scrivere al seguente indirizzo mail info@upmcvillamaria.it.

In particolare, dati codificati vengono utilizzati nelle fasi di elaborazione ed archiviazione delle informazioni, nonché in quelle di trasmissione ad altri soggetti coinvolti negli studi (l’elenco dei centri che partecipano agli studi è reperibile presso il Referente del trattamento agli indirizzi sottoindicati). L’accesso a dati direttamente riconducibili al paziente può avvenire solo nella fase di estrazione delle informazioni dalla documentazione clinica originale e nell’eventuale attività di monitoraggio (il controllo cioè della corrispondenza dei dati utilizzati per la ricerca con quelli contenuti nella scheda ambulatoriale) nonché ove si rendesse necessario aggiornare i dati della ricerca. I dati sono conservati per almeno sette anni dopo il completamento del progetto di ricerca, ovvero per un periodo di tempo più lungo in conformità alla disciplina applicabile o agli accordi intervenuti tra i centri partecipanti. Sono, inoltre, adottate tecniche di criptazione per conservare e trasferire i dati, impedendone così l’accesso a soggetti non autorizzati. I risultati della ricerca sono diffusi solo in forma aggregata, ovvero secondo modalità che non rendano identificabili gli interessati.

Per poter utilizzare a fini di ricerca le informazioni sanitarie di un paziente, è necessario che quest’ultimo abbia espresso il proprio consenso, quale base giuridica del trattamento (art. 6.1.a) del Regolamento e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, art. 9.2.a) del Regolamento – “consenso esplicito dell’interessato al trattamento”). Pertanto, se intende permettere al Centro (in collaborazione anche con centri aventi sede in Paesi extra UE, nei quali potrebbe non essere garantito, secondo la normativa europea, un adeguato livello di protezione dei dati personali) di utilizzare le sue informazioni sanitarie già raccolte o che verranno in futuro raccolte nell’ambito dell’attività di cura (ovvero nel corso di altri progetti di ricerca ai quali lei ha partecipato), la preghiamo di esprimere il suo consenso, barrando le apposite caselle in calce a questo documento. Le rammentiamo che è libero di prestare o meno il consenso. Potrà non acconsentire ovvero opporsi, in ogni momento, al trattamento dei suoi dati a fini di ricerca, senza che da ciò derivi alcun pregiudizio per la sua cura.

Il Centro intende, inoltre, partecipare a progetti di ricerca regolati da leggi, sempre nelle aree sopra indicate. Per l’utilizzo dei dati nell’ambito di tali studi non è necessario raccogliere il consenso dei pazienti in quanto, appunto, previsti dalla normativa (art. 6.1.e) del Regolamento “esecuzione di un compito di interesse pubblico”, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, art. 9.2.j) del Regolamento - “ricerca scientifica prevista da norma di legge”).

3. Per la verifica della qualità delle cure e dell’assistenza nonché per la programmazione sanitaria (CONSENSO 2)

Con il suo consenso, intendiamo utilizzare i suoi dati per attività di monitoraggio e di valutazione dell’efficacia dei trattamenti sanitari erogati, dell’appropriatezza e qualità dell’assistenza nonché dei fattori di rischio per la salute, sia previste per legge (per i quali non è necessario il consenso del paziente) sia ulteriori rispetto a queste ultime. In particolare, il Centro si propone di valutare e confrontare (tra gruppi di popolazione o tra strutture diverse) l’adeguatezza, l’appropriatezza, l’efficacia e l’efficienza dell’assistenza erogata, anche con riferimento a specifiche patologie o problematiche sanitarie. Per poter utilizzare a tali fini i dati personali dei pazienti è necessario che questi ultimi esprimano il proprio consenso, quale base giuridica del trattamento (art. 6.1.a) del Regolamento e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, art. 9.2.a) del Regolamento - “consenso esplicito dell’interessato al trattamento”). Se desidera autorizzare l’Istituto a trattare i suoi dati, anche raccolti in passato, per condurre tali importanti analisi, che potrebbero anche fornire informazioni utili per la sua cura, La preghiamo di esprimere il consenso barrando l’apposita casella in calce a questo documento. Ove lei non dovesse esprimere il proprio consenso, non potremo utilizzare i dati per le predette analisi, ma lei potrà comunque usufruire delle cure prestate dal Centro. Il Centro intende, inoltre, partecipare a sistemi di sorveglianza e registri previsti dalla legge. Per l’utilizzo dei dati nell’ambito di tali attività non è necessario raccogliere il consenso dei pazienti in quanto, appunto, previsti dalla normativa (art. 6.1.c) del Regolamento “trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale” e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, art. 9.2.i) del Regolamento “trattamento necessario per la garanzia di parametri elevati di qualità e sicurezza dell’assistenza sanitaria e dei medicinali e dei dispositivi medici, previsto da norma di legge”.

4. Per richiedere consulti a professionisti esterni, anche tramite collegamenti telematici (CONSENSO 3)

Ove lei acconsenta, il Centro tratterà i suoi dati per richiedere consulti a professionisti esterni al fine di valutare il suo stato di salute durante la terapia, tramite collegamenti telematici con strutture anche non appartenenti al Network Oncologico di UPMC. La base giuridica del trattamento è quindi rappresentata dal suo consenso (art. 6.1.a) del Regolamento e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, art. 9.2.a) del Regolamento - “consenso esplicito dell’interessato al trattamento”).

5. Per inviarmi materiale informativo (CONSENSO 4)

Qualora lei acconsenta, le invieremo materiale informativo - via email, sms o posta cartacea - su progetti o servizi avviati dal Centro nonché su campagne di sensibilizzazione e donazione o su iniziative di raccolta fondi (ad esempio, destinazione del 5 x mille). Per tale finalità la base giuridica del trattamento è quindi rappresentata dal consenso (art. 6.1.a) e, per quanto riguarda l’esenzione dal divieto di trattamento dei dati particolari, art. 9.2.a) del Regolamento - “consenso esplicito dell’interessato al trattamento”). I dati verranno conservati per un periodo di 24 mesi dalla raccolta. Ove lei non dovesse esprimere il proprio consenso, non potremo inviarle il predetto materiale.

COME VERRANNO TRATTATI I MIEI DATI?

Il trattamento dei dati è eseguito sia con supporti cartacei sia con strumenti informatici, adottando idonee misure di sicurezza per garantire la riservatezza e la sicurezza dei suoi dati.

CHI PUÒ CONOSCERE I MIEI DATI?

I suoi dati personali saranno trattati dal personale sanitario e amministrativo del Centro, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento ed è tenuto al rispetto del segreto professionale e alla riservatezza. Le prestazioni sanitarie potranno svolgersi alla presenza di osservatori per finalità didattiche. In tal caso, verranno adottate cautele volte a limitarle eventuali disagi, rispettando un’eventuale sua volontà contraria.

I suoi dati potranno, inoltre, essere comunicati, oltre ai soggetti già indicati al punto 1), a soggetti terzi, che, in qualità di Responsabili o Autorizzati del trattamento, forniscono servizi accessori all'attività del Centro, quali:

• professionisti cui siano state richieste consulenze specifiche,
• associazioni di volontariato per attività di assistenza al paziente,
• altri soggetti che prestano servizi strumentali all’attività del Centro.

I suoi dati potranno, inoltre, essere comunicati a Titolari autonomi in adempimento di obblighi di legge ovvero per la tutela dei propri diritti in giudizio (per esempio, Servizio sanitario, Istituzioni, Comuni, Registri di malattia, Compagnie assicurative).

L’elenco aggiornato degli ospedali che fanno parte del Gruppo UPMC ai quali potranno essere trasferiti i dati, dei soggetti nominati Responsabili del trattamento e degli altri soggetti terzi ai quali potranno essere comunicati i suoi dati, è reperibile presso il Referente del trattamento – Direzione sanitaria o il Responsabile per la protezione dei dati, raggiungibili ai recapiti sotto indicati.

A CHI FORNIRETE INFORMAZIONI SUL MIO STATO DI SALUTE?

Forniremo informazioni sul suo stato di salute solo ai familiari e conoscenti da lei indicati, fatto salvo quanto previsto dalla legge.

PER QUANTO CONSERVERETE I MIEI DATI?

In aggiunta a quanto sopra previsto, la informiamo che i suoi dati personali verranno conservati per un periodo pari a 10 anni in conformità a quanto stabilito dalla legge (art. 4, D.M. 14 febbraio 1997). Maggiori informazioni si possono ottenere rivolgendosi al al Responsabile della protezione dei dati, contattabile agli indirizzi sottoindicati.

QUALI DIRITTI MI RICONOSCE LA LEGGE?

Gli artt. 15 e ss. del Regolamento le attribuiscono il diritto di ottenere:

• conferma che negli archivi del Centro (sia cartacei sia elettronici) sono contenuti dati personali che La riguardano, di ottenerne copia su supporti cartacei o elettronici e di ottenere informazioni relative al trattamento (finalità, categorie di dati, destinatari, periodo di conservazione ecc.);
• la rettifica, l’integrazione dei dati;
• la cancellazione dei dati in caso di revoca del consenso se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
• ove ne ricorrano i presupposti, copia, in formato strutturato dei dati personali.

Le ricordiamo, inoltre, che potrà revocare i consensi già prestati in qualunque momento.

Sempre ricorrendone i presupposti, ha, altresì, il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, quale autorità di controllo, secondo le procedure previste. Un modello di reclamo è reperibile al seguente link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.

Un modello per l’esercizio dei diritti predisposto dall’Autorità Garante è reperibile al link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924.

Ove abbia acconsentito all’utilizzo dei suoi dati per finalità di ricerca e per la verifica della qualità e appropriatezza delle cure e dell’assistenza nonché per la programmazione sanitaria potrà:

• revocare il consenso, in qualsiasi momento, al trattamento dei suoi dati e dei suoi materiali biologici per finalità di ricerca, senza che da ciò derivi alcun pregiudizio per la sua cura;
• chiedere la rettificazione e l'integrazione dei dati: in questo caso le richieste di modifica verranno annotate senza modificare i dati, quando il risultato di tali operazioni non produce effetti significativi sul risultato della ricerca;
• chiedere l’anonimizzazione dei suoi dati utilizzati per finalità di ricerca;
• ottenere informazioni sui progetti nei quali sono stati utilizzati i suoi dati nonché l’elenco dei centri che partecipano a tali progetti.

COME POSSO ESERCITARE I MIEI DIRITTI?

I diritti potranno essere esercitati mediante semplice richiesta da inoltrare al Referente del trattamento scrivendo al seguente indirizzo: UPMC Hillman Cancer Center Villa Maria - Località, Contrada Pozzillo, 83036 Mirabella Eclano (AV) ovvero contattando il Responsabile della protezione dei dati del Centro scrivendo a: UPMC Hillman Cancer Center Villa Maria - Responsabile della Protezione dei dati personali, Località, Contrada Pozzillo, 83036 Mirabella Eclano (AV), e-mail DPO@upmcvillamaria.it.

RECAPITI DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento è UPMC Italy S.r.l., con sede legale in Palermo, Via Discesa dei Giudici n. 4.

Data ultimo aggiornamento: agosto 2022

[1] Specifici documenti le verranno consegnati ove venga coinvolto in particolari attività (per esempio, per l’eventuale esecuzione di test genetici o l’arruolamento in sperimentazioni cliniche di farmaci).